Hvert af de tre kredsudvalg afholder årligt mindst 3 klubledermøder. Møderne er vejledende for kredsudvalgsformanden og hovedbestyrelsen. På møderne evalueres afholdte arrangementer og den fremtidige løbskalender planlægges. Klubledermøderne er samtidig forum for gensidig information og politisk dialog med repræsentanter for hovedbestyrelsen og de landsdækkende fagudvalg.

På klubledermøderne i januar vælger klubberne en kredsudvalgsformand og en stedfortræder til hovedbestyrelsen. Samtidig vælger klubledermødet et antal kontaktpersoner til at varetage regionale funktioner omkring planlægning af stævnekalenderen, hjemmeside, mv. samt valgfrit kontaktpersoner til fagudvalgene.

Lokalt samarbejder klubberne om større enkeltarrangementer, og løser sammen praktiske opgaver omkring fælles materiel. Dette gøres udenom forbundets struktur på grundlag af gensidige aftaler eller i regi af en regional kredsfond.