Inden O-Service gruppen holder juleferie vil vi fejre højtiden med frigivelsen af et par opdateringer til O-Service, se bare her.

Indbetalinger
Når du har indbetalt et beløb på din klubs O-service konto, kan du nu i O-service angive hvad indbetalingen vedrører (løbsgebyr, kontingent, beklædning eller andet).

Det vil lette klubadministratorens opgave, idet en postering så allerede er forberedt.

Gå ind på ‘Tilmelding - løber’ og klik på kreditkort ikonet for at specificere din indbetaling.

Vælg konto hvis der er flere og angiv beløb så det stemmer med din samlede indbetaling.

Tryk [enter] for at opdatere totalbeløbet og klik på [Gem] for at gemme din indbetaling således at klubben kan arbejde videre med denne.

 

Årsskifte
For dig der administrerer klubbens konti, er det vigtigt at få lavet skiftet til det nye år, og gør det helst inden 31/12.

Inden du laver skift til nyt år, skal der laves en udligning for familier. Hvert medlem har sin egen ‘konto’ inde i systemet, men i mange familier indbetales der kun til det ene familiemedlem. Det er grunden til at der fremkommer store positive og negative saldi på de enkelte ’konti’ i familien.

Du laver udligningen inde fra menupunktet ‘Klubber’ – ‘Regnskab’ -’Løbere’.

Her finder du i øvrigt også udestående posteringer fra medlemmer på fanen ‘Indbetalinger' (se nyheden ovenfor under ’Indbetalinger’).

På fanen ’Løbere’ er der i bunden mulighed for at lave udligning og overførsel til det nye år.

For at kunne slette løbere, skal du sørge for at der ikke er nogen udeståender for disse løbere, balance skal være i nul (mindre udeståender kan evt. udlignes som tab).

Inden du laver skift til nyt år, skal du huske at downloade en kopi af regnskabet. Det er klubbens ansvar at der findes et grundlag ift. klubbens regnskab og dokumentation overfor medlemmerne. For at lave denne kopi af regnskabet, vælger du ‘Klubber’ - ‘eksporter data’.


Efter nytår kan du så slette de medlemmer der ikke længere har udeståender med klubben, dette gøres via ’Løbere’ – ’Administration’.

 

Løbsområder og spærrede områder
Det er nu muligt at indtegne løbsområde/skovlukning via den enkelte aktivitet i O-Service.

Er du arrangør kan du via rediger aktivitet indtegne løbsområdet for dine kommende arrangementer, således:

De indtegnede løbsområder er synlige fra kalenderen i O-Service. Du skal blot klikker på kort ikonet for at se markeringen af løbsområder/skovlukninger på kortet.

 

Endelig vil vi ønske jer alle god jul og godt nytår, indtil vi ses igen den 12/1-2019 hvor vi underviser på DOF Akademiet.

Det er nu muligt at lade O-Service opdatere din kalender efterhånden som du til-/framelder dig aktiviteter.

Løsningen er nem for dig, da det kun kræver en simpel opdatering i O-Service og så virker det. Når du har foretaget registreringen vil du fremover modtage en mail med opdateringen til din kalender straks efter du har til-/frameldt dig en aktivitet.

For at aktivere denne funktion, skal du gøre følgende:

  1. Log på O-Service
  2. Klik på Løbere, Ret løber i menuen i toppen
  3. Under Løberoplysninger finder du Data
  4. Marker feltet ’Mail med kalenderbooking…’
  5. Klik Gem

Du vil nu fremover modtage kalenderbookninger på den mailadresse du registreret under Kontaktoplysninger i O-Service.

Hvis du har tilmeldt dig en masse løb som du gerne vil have ind i din kalender, kan du åbne den enkelte aktiviteter via kalenderen i O-Service og derefter klikke på kalenderikonet for de aktiviteter som du vil have over i din kalender.

For at hjælpe klubber med ikke dansktalende medlemmer samt at gøre O-Service mere forståelig for udenlandske gæster, er dele af O-Service nu oversat til engelsk.

Du skifter mellem engelsk/dansk ved at klikke på flaget øverst til højre.

Det er ikke meningen at lave en fuld oversættelse, da vi har haft fokus på de mest brugervendte funktioner nemlig:

  • Kalender
  • Tilmelding

Hjælp og manualer bliver ikke oversat, så en grundlæggende forklaring vil være nødvendig.

Husk at O-Service er lettest at forstå og anvende, hvis klubbens mere rutinerede brugere giver lidt undervisning til klubbens nye brugere – dette uanset om de anvender O-Service på dansk eller engelsk.

Det er muligt, at vi ikke lige har ramt alle oversættelser helt perfekt, så syntes du der er noget der skal oversættes anderledes – så lav et skærmprint og skriv hvilken oversættelse som du mener, er den korrekte.

Du kan sende dine forslag til Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Hvem kan jeg spørge om brugen af OCAD?
Kan jeg bruge Divisionsmatchberegning sammen med MeOS?
Klubben skal have en ny hjemmeside, hvilket system har andre erfaringer med?

Der sker løbende ændringer og dermed forbedringer i de forskellige programmer som klubberne anvender, og på visse områder står din klub måske foran at skulle tage helt ny teknik i brug.

Den enkelte klub er typisk afhængig af at have et eller flere medlemmer der driver disse tiltag i klubben, men hvem er det lige at disse medlemmer kan sparre med?

Lad os bruge hinandens viden og erfaring, vær åben for at hjælpe på kryds og tværs mellem klubberne – det kan jo være at det er dig der har svaret i dag, men selv står med et spørgsmål i morgen...

Vi har udvidet O-Service, således at Klubadministrator nu kan registre hvilke programmer og standardløsninger som klubben anvender.

Klubadministrator foretager disse registreringer via menuen ‘Klubben’/’Ret klub’ hvor området ‘Programmer’ så udfoldes.

Her kan du klikke de programmer til som i anvender i klubben.

O-Service registrer automatisk om i anvender Emit eller SportIdent. 

Sådan søger du i klubbernes oplysninger

Alle der er logget ind i O-Service, kan søge i klubbernes oplysninger om programmer, denne søgning er tilgængelig via ‘Fælles’/’Programmer’.

Når du åbner siden får du vist et kort hvor klubber der har udfyldt oplysninger om et eller flere programmer er markeret.

Via checkbokse til højre, kan du markere hvilket program som du vil se nærmere på.

Hvis du f.eks. klikker på ‘Winkas’ vil du på kortet kun få vist Viborg OK, så hvis vil du vide mere om anvendelsen af Winkas til klubadministartion så er det Viborg OK du skal have fat i.

Rettigheder i O-Service og roller/funktioner i klubberne 

O-Service er nu opdateret med yderligere to rettighedsniveauer, således at klubberne bedre kan sikre at det kun er et ganske begrænset antal personer i hver klub, der har adgang til samtlige oplysninger om et medlem.

De nye rettigheder er allerede tilgængelige nu, så sommeren er et godt tidspunkt til at få bragt dette på plads i hver klub, således at alle er udstyret med de korrekte (og nødvendige) rettigheder i O-Service når ferieperioden er ovre og tilmeldinger til efterårets løb skal i gang.

Herunder beskrives de enkelte rettigheder i O-Service, samt gældende begrænsninger i antal pr. klub.

Rettighed

Adgang til…

Bemærkninger

Klubadministrator

-          Klubben

o   Regnskab, alt

o   Brikker

o   Eksport af data

-          Løbere

o   Ændre oplysninger

 

Hver klub kan max. have 5 medlemmer med rettigheden Klubadministrator.

 

Rettigheden til at tilmelde og godkende løbere, er flyttet til den nye rettighed Klubtilmelder.

Klubtilmelder 1)

-          Klubben

o   Regnskab, posteringer for løbere

-          Løbere

o   Tilmelde løbere og godkende tilmeldinger

Hver klub kan max. have 3 medlemmer med rettigheden Klubtilmelder.

En Klubtilmelder skal ikke også være Ungdomstilmelder, da Klubtilmelder allerede har rettigheder som Ungdomstilmelder.

Ungdomstilmelder

-          Løbere

o   Tilmelde løbere <21 år inden tilmeldingsfrist

o   Holdændringer for stafet

Hver klubber kan max. have 3 medlemmer med rettigheden Ungdomstilmelder.

Klub der har mindre end 5 løbere under 21 år, har ikke denne rettighed.

Maillister

-          Klubben

o   Email-lister

Hver klub kan max. have 15 medlemmer med rettigheden Adgang til maillister.

Arrangør

-          Arrangementer

o   Detaljerer arrangement

o   Håndtering af tilmeldinger

o   Download af tilmeldinger

Hver klub kan max. have 15 medlemmer med rettigheden Arrangør.

Kortadministrator

-          Kort og skov

o   Ret kort

o   Eksporter data

Hver klub kan max. have 5 medlemmer med rettigheden Kortadministrator.

 

1) Medlemmer med rettigheden Klubadministrator og som i O-Service er registreret som løbstilmelder har vi automatisk givet rettigheden Klubtilmelder, det drejer sig som 80 medlemmer.

I de tilfælde hvor en rettighed i O-Service fremstår som disablet (man kan ikke vælge den til/fra), er det fordi klubben har overskredet det max. antal medlemmer den kan have den pågældende rettighed.

I O-Service kan du via Klubben, Klubadresseliste, Administrator (dropdown) se hvem i klubben der er tildelt de enkelte rettigheder.

RSS Nyheder

feed-image RSS

O-service nyt

DOF på Facebook

DOF ANBEFALER

Tema FindvejiSkolen2

DOF har udarbejdet et e-læringsforløb målrettet elever i 6.-7. klasse, som lærere gratis kan benytte. Læs mere

Sponsorer

Cowi
Trimtex
Sportident
Løberen
Silva
Klinik
Godik
Sportlyzer
Grafisktrykcenter
MacUrth

Organisationer og partnere

Nordea-fonden
International Orienteering Federation
Team Danmark
Dansk Skole Idræt
Sport Event Denmark
Naturens Dag
DIF
Aktiv året rundt